Seks grep mot personavhengighet når krisen inntreffer

Trøndelag har hatt en fin vekst i privat sysselsetting de siste ti årene, og særlig mot slutten av perioden. Siden finanskrisen er det skapt over ni tusen private arbeidsplasser, og nesten to tusen av dem ble skapt i løpet av fjoråret.

Innenfor bransjer som oppdrett, næringsmiddelindustri, bygg og anlegg, IT-tjenester og tekniske konsulenttjenester ble det fra 2009 til 2019 rundt regnet åtte tusen flere arbeidsplasser og sju hundre flere bedrifter.

Vi får håpe at disse arbeidsplassene i relativt liten grad påvirkes av koronakrisen. Siden 1. mars har det vært 36 konkursåpninger i Trøndelag, som er færre enn i samme perioder i 2018 og 2019.

Les om våre nye debattsider: Kjære leser og debattant i Adresseavisen: Du har mye å glede deg til!

Det finnes imidlertid arbeidsplasser som definitivt påvirkes. Det gjelder ikke minst de ni tusen arbeidsplasser i ni hundre bedrifter med ansatte innenfor hotell og restaurant i Trøndelag. Oppgangen i sysselsetting siste tiår er på 20 prosent.

Mer enn hver fjerde private sysselsatte i regionen, 38 tusen av 145 tusen, jobbet ved årsskiftet innenfor handel, transport og lager. Disse er blitt nesten tusen færre hoder det siste tiåret, men betaler fortsatt for mat, boliglån og fritidsaktiviteter for mange husstander i Midt-Norge.

Ferske tall fra Nav fra 21. april viser at nesten 33 tusen arbeidstakere i Trøndelag er helt eller delvis ledige nå – en arbeidsledighet på 13,4 prosent.

LES OGSÅ: Trepartssamarbeid reduserer smitte og redder jobber

LES OGSÅ: Lege om korona-utbrudd: Folks tillit er vår kollektive vaksine

Hva skjer når alle disse menneskene blir borte fra arbeidsplassen? Nordiske bedrifter har noen særskilte kjennetegn. Vi er jevnt over veldig effektive, drevet fram av tidlig bruk av ny teknologi, høyt lønnsnivå, høy grad av ansvarsfølelse blant ansatte og iboende motstand mot byråkratisering.

Den nordiske forretningskulturen, som i større grad enn andre steder er basert på tillit til høyt kompetente enkeltpersoner, fører til at relativt store beslutninger og ansvar håndteres lengre ned i organisasjonen. Det inkluderer å signere kontrakter om større og mindre underleveranser.

I normaltilfellet er disse kjennetegnene styrker som veier opp for forhold som at vi har mindre markeder og høyt kostnadsnivå. Når globale kriser som koronautbruddet inntreffer, kan disse kjennetegnene imidlertid bli til svakheter. Det er særlig når personavhengighet blir et problem at svakhetene kommer til syne.

Du kan kutte lønnskostnader ved å permittere eller si opp. Men hva med kunnskapen og kontrollen som disse selvstendige og dyktige menneskene besitter? Vår erfaring er at lønnskostnader spart i betydelig grad kan bli oppveid av forpliktelser man ikke kjente til og ikke blir kvitt – mens kostnadene løper selv om man ikke lenger har behov for leveransene.

Tenk for eksempel på leasingavtaler på biler og datautstyr, løpende avtaler med underleverandører, ansattegoder, avtaler om IT-leveranser, husleieavtaler og – ikke minst – avtaler for kaffemaskiner, printere og alt det andre vi har på kontoret.

Her kan du lese flere saker om koronaviruset.

Hva kan alle gjøre nå? Her er seks enkle grep som alle kan gjøre raskt i disse dager, og som også monner på lengre sikt:

  1. Be ansatte sende alle avtaler til felles adresse. Står bedriften i fare for å måtte redusere bemanningen, haster det mer enn vanlig med å få full oversikt over alle forpliktelsene. Sett opp en felles e-post hvor ansatte kan sende alle avtalene de har inngått på vegne av bedriften – med avtalen som vedlegg.
  2. Felles kontaktregister. Det er bedriften som eier kontaktene som selgere og kundebehandlere – eller innkjøpere for den saks skyld – snakker med på vegne av bedriften. Dersom dere har et CRM-system er felles kontaktregister en selvfølge, så sant de ansatte faktisk bruker CRM-systemet slik de skal. Alle andre bør i det minste registrere sine kontakter i et regneark
  3. Beskriv arbeidsmetoder. Nesten uansett hvilke oppgaver ansatte i bedriften utfører, så gjør de dem stadig bedre måned for måned. Derfor, bruk ressurser på å dokumentere arbeidsmetoder. Å beskrive arbeidsmetoder er en rimelig forsikring den dagen en kollega av ulike årsaker slutter.
  4. Felles sted for kundeleveranser. Ligger arbeidet som gjøres for kunder – eller dokumentasjonen av arbeidet – i sendte elementer i kollegaens e-postprogram? Å få tilgang til den ansattes e-post kan være juridisk krevende, men selv om du har tilgangen er det ingen enkel jobb å finne det du leter etter. I dag finnes mange mer eller mindre gratis plattformer for internt samarbeid i bedriften.
  5. Felles innboks for viktige kunder. I forlengelsen av forrige punkt: Sett opp felles e-post for viktige kunder og andre kontakter. La all kommunikasjon gå til samme innboks og så ofte som mulig fra samme e-post. Dette gjør alt mye enklere dersom en medarbeider slutter, særlig når de slutter brått.
  6. Registrere alle avtaler. Jo flere leveranser, desto viktigere er det med sentral kontroll over kontraktene som regulerer leveransene. Uten en slik kontroll risikerer dere automatisk fornyelse uten reforhandling og at bedriften har flere leveranser enn nødvendig.

Red.anm.: House of Control er et privat selskap som selger blant annet løsninger for forvaltning av avtaler og forpliktelser for små og store virksomheter innen privat, offentlig og statlig sektor.

Følg Adresseavisen Debatt på Facebook og Adresseavisen på Facebook, Instagram og Twitter