Åpen, kompetent og modig – også når folk ber om innsyn

Hvis Trondheim kommune skal leve opp til sitt slagord, må de sørge for at Trondheim byarkiv har nok midler til den nødvendige digitaliseringen. 

«Åpen, modig, kompetent» - det er slagordet til Trondheim kommune. Kommunen har på sin hjemmeside, at for å lykkes med dette må alle få delta i samfunnsdebatten. Men for å delta i samfunnsdebatten på en likeverdig måte er det helt nødvendig at den informasjonen som kommer ut fra det offentlige er korrekt og oppdatert. Om så ikke er, vil det ikke være mulig for en vanlig innbygger å kunne delta fullt ut i samfunnsdebatten og kunne komme med konstruktiv og relevante tilbakemeldinger. Trondheim byarkiv som i disse dager fyller 75 år har en viktig rolle for å gi innsyn i kommunens virksomhet, og er helt avgjørende for å oppfylle målet om å være en åpen kommune.

Politisk redaktør Siv Sandvik følger valgkampen tett. Abonner på hennes nyhetsbrev her!

Tilliten til myndighetene har dalt. Selv om tilliten i Norge fortsatt er høyere enn de fleste land, er trenden at tilliten går ned. Så hva har dette med arkiv og dokumentasjon å gjøre da, mon tro? Jo, slik jeg ser det henger dette godt sammen. Ved å ha en åpen forvaltning, der beslutninger som blir fattet, både fra politisk hold og fra saksbehandlere, blir gjort tilgjengelig vil det være mulig å sjekke om reglene har blitt fulgt, og om avgjørelsene er fattet på riktig grunnlag. En finner blant annet ut om det har skjedd forskjellsbehandling, og det gir også en mulighet for pressen til å være vaktbikkje, ved at de lettere får tak i informasjon, om hva som har foregått. Det er en generell trend at etterspørsel etter innsyn øker. Ikke minst gjelder det i Trondheim. Innsynsbegjæringer er nok noe både pressen og Trondheim byarkiv bruker mye av sin arbeidstid på i dag. Jeg har hørt at de en dag i vår fikk hele 135 innsynsbegjæringer. Da går mye av arbeidstiden bort til å svare ut dette.


Særlig vil det for en innbygger være avgjørende at dokumentasjon fra oppveksten er godt dokumentert. Det har vært flere eksempler på at innbyggere med mangelfull oppfølging i skolen, eller utfordringer fra barnevern, senere ikke har fått vederlag, da dokumentasjonen fra kommunen ikke lenger finnes. Det ble laget en NOU i 2019, om arkivloven, som vi håper blir vedtatt i begynnelsen av 2022. Dette vil være viktig også for innbyggere i Trondheim. Er dere klar over at private som utfører offentlige tjenester er unndratt arkivplikt? Jeg var ikke det, før jeg begynte i Arkivforbundet. Dette er et av forslagene som det ble anbefalt å gjøre noe med i NOUen, nemlig at virkeområdet skulle utvides. Det er jo helt absurd at skolepapirer i private skoler for eksempel i dag faktisk kan slettes, og at elevene derfra skal stå uten dokumentasjon som vil være helt avgjørende om de senere i livet søker om eksempelvis vederlag.

Så hva kan Trondheim kommune gjøre for å fremstå som en åpen, kompetent og modig kommune? Først og fremst må en ha gode systemer, rutiner og nok ressurser til de som arbeider med dokumentasjon og arkiv. Det er også en utfordring at det er for lite brukervennlige systemer og at arkiveringsoppgaven er flyttet til en saksbehandler som har fått det på toppen av alt annet. Helst bør en ha innebygd arkivering, det vil si at det skjer helt automatisk. For hver gang en saksbehandler i dag må ta en vurdering vil arkivering bli nedprioritert.

Interessert i debatt? Les flere innlegg her!

Digitale møter og systemer. Under koronatiden har flere jobbet hjemme ifra. Møtene har i stor grad vært digitale på for eksempel Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom. Det er nok ikke å anta for mye å tro at deler av de offentlige beslutningene som er tatt i 2020 og i 2021 ikke er lagret på en korrekt måte. Et godt eksempel på dette viste Arkivverket til forrige uke der avdelingsdirektør Espen Sjøvoll viste til at det eneste fra sentrale myndigheter som ble dokumentert under nedstengingen den 12. mars var bilde av en whiteboard. Samtalene rundt tiltak og avgjørelser knyttet til nedstengingen, den mest inngripende avgjørelsen i Norge i fredstid ble ikke arkivert.

Tidligere visepresident i Google, Vint Cerf, mener at vi er på vei inn i en ny mørketid, fordi vi har byttet ut papirene med digitale arkiver. Bakgrunnen for at han uttalte dette var at det ikke var som mange tror, nemlig at alt blir bevart, når det er digitalt, men at veldig store mengder informasjon er slettet for alltid. Eksempler på dette er hjemmesider fra 90-tallet til nyere tid, det som er laget i lag og foreninger av gamle dokumentasjon, som ligger på disketter, CDer eller gamle servere.

Økning av falske nyheter. Det har de siste årene vært en økning av falske nyheter, noe Medietilsynet har vist i flere undersøkelser de siste årene. Bolverket mot at folk mister tillit til offentlig informasjon, og i større grad lar seg lure inn i konspirasjoner, er at kommuner og myndighetene er åpne og legger frem fakta slik de er.

Støtte utviklings og digitaliseringstjenesten. For at Trondheim kommune skal leve opp til sitt slagord, må de nok se på hvordan Trondheim byarkiv fortsatt skal kunne sikre og tilgjengeliggjøre dokumentasjon om kommunens virksomhet.

Den teknologiske utviklingen siden Byarkivet ble etablert for 75 år siden, gjør at innholdet i oppgavene og verktøyene helt klart ikke kan sammenlignes med slik det en gang var. Har Trondheim byarkiv nok ressurser til digitalisering, tilgjengeliggjøring og til utvikling, med alle de oppgaver som ellers må gjøres? Det å øke støtten til dokumentasjon og arkiv høres for mange politikere ikke så sexy ut, men om resultatet er at tilliten til kommunen går opp, ved at kommunen har en større åpenhet vil en ikke bare øke rettssikkerheten til innbyggerne, men også styrke lokaldemokratiet.

Vil du vite mer om hvordan du skriver for Midtnorsk debatt? Les mer her!

Bli med i Midtnorsk debatt sin Facebook-gruppe